Le Pôle Secrétariat Général conduit le bal de la transversalité au sein du Groupe ADSN et de ses entités

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Zoom sur le Pôle Secrétariat Général, 8 directions et services regroupant près de 70 collaborateurs. Ici, on est aux premières loges de la saga du Groupe ADSN. Il n’existe pas de point de vue plus panoramique pour qui voudrait en observer la transversalité tout en la mutualisant, pour en mesurer la respiration tout en y insufflant l’esprit depuis chacune des équipes : ressources humaines, comptabilité, contrôle de gestion, juridique et protection des données, communication, maîtrise d’ouvrage du Système d’Information Interne (MOA), achats et services généraux. Le Pôle Secrétariat Général est au cœur du Groupe ADSN pour contribuer à la bonne santé des deux gros poumons que sont ADSN et ADNOV. Gardien du temple et business partenaire, les maîtres mots que chaque collaborateur du Pôle SG incarne au quotidien dans ses missions.

Au carrefour du contrôle de gestion

Rien n’échappe à Matthieu Vidal, contrôleur de gestion sous la direction du même nom, plutôt centré sur ADNOV. Il rassemble toutes les informations financières et non financières permettant de lire son activité. « Je suis en lien avec tous les services », précise Matthieu « pour vérifier que la stratégie définie par la direction est correctement mise en œuvre ». Toute l’activité est couverte, « comme le nombre d’heures effectuées ou de produits vendus… L’idée est de compiler ces données, de les synthétiser puis de les traduire sous une forme lisible par tous », explique Matthieu qui travaille en coopération étroite avec ses pairs du contrôle de gestion, Souado Diouf qui a pour périmètre l’ADSN et Anne-Clémence Mari qui est allouée aux activités du Secrétariat général.

Avec la Direction comptabilité, « nous fournissons les éléments nécessaires à l’établissement du bilan financier ». Mais la coopération entre contrôle de gestion et comptabilité ne s’arrête pas là. « J’utilise souvent une image », raconte Matthieu, « l’entreprise, est comme une boîte, la comptabilité agit pour que l’argent entre et sorte correctement tandis que le contrôleur de gestion est à l’intérieur de la boîte pour veiller à la répartition optimale de l’espace à l’intérieur de la boîte ». Une manière de garantir l’optimisation de la structure analytique pour que chaque élément soit correctement identifiable pour être ensuite restitué en termes de chiffres ».

Au carrefour que gère Matthieu convergent tous les services. Présent de la conception des produits jusqu’à leur lancement et fort des modèles économiques « pour établir les tarifs, chiffrer les résultats attendus, adapter les ressources à mobiliser », Matthieu explique qu’un modèle n’est pas figé, « nous le faisons évoluer avec les services en ajustant le tarif aux études de marché ». Si le modèle économique n’est pas atteint, « nous accompagnons en amont les services pour optimiser le processus. En aval, le produit lancé, nous réfléchissons en concertation avec les métiers à des actions correctives ».

Bien d’autres services passent par la case « contrôle de gestion », comme le service achat « qui fait valider ses demandes ». Les échanges sont réguliers. Si certains coûts se révèlent trop élevés de manière récurrente, « nous pouvons demander à Hélène Bourges, responsable du service des achats, de négocier des tarifs plus avantageux ». Ou les services marketing et commercial lorsque remontent les premiers retours des utilisateurs. Ou encore avec la protection des données, « très consommatrice de ressources avec des besoins de recrutement en constante progression ».

Avec le juridique – « j’ai découvert à l’ADSN la véritable importance des CGU ou des CGA », confie le contrôleur de gestion –, « quand un produit est lancé et qu’il me faut un engagement de trois ans de la part des clients, le juridique m’aide à trouver comment soutenir cette exigence ». Sans oublier, bien sûr, les ressources humaines, très sollicitées lorsque le contrôle de gestion conduit la campagne budgétaire et que s’expriment les besoins de recrutement, avec nécessairement un travail d’arbitrages à opérer.

De l’humain avec un grand H

Avec une moyenne d’une centaine de recrutements par an, « on ne chôme pas », résume Christèle Manceau, responsable du recrutement interne et externe à la Direction des ressources humaines. Une équipe de 2 personnes au sein d’une direction composée de 14 collaborateurs. « Nous recrutons pour tous les métiers, tout type de responsabilité et pour toutes les entités, un portefeuille hyper large et donc hyper intéressant. » D’autant plus que dans le Groupe ADSN ça bouge pas mal. « On a validé 20 mobilités en 2022, un résultat plus qu’honorable », souligne Christèle qui précise que « favoriser la mobilité et offrir des perspectives de carrière est une réelle volonté du Groupe ».

Par définition, les ressources humaines intéressent toutes les activités du groupe, elles en dégagent une même vision panoramique. « On est en lien avec tous les services, tous les métiers, toutes les entités », confirme Christèle, très attentive à la qualité des relations humaines, « de l’humain avec un grand H ». Au sein du Secrétariat général, les coopérations sont systématiques « avec le contrôle de gestion pour les budgets et benchmarks de rémunération et d’effectifs, avec le service juridique sur des contrats de prestations, avec le Direction communication forcément pour accroître notre visibilité. » Il faut en effet attirer « pour dénicher les talents cachés, une simple annonce ne suffit plus ». Le travail ne s’arrête au recrutement, Christelle évoque « les efforts menés sur les processus d’onbording qui facilitent l’intégration de l’entrant, améliorent son expérience et permettent de le fidéliser avec par exemple notre filière d’expertise ».

Parmi d’autres outils transverses (My’Budget, My’Contrat, My’Documentation…) portés par le service MOA du SI interne pour relier le Secrétariat général et l’ensemble des sercices du Groupe et accompagner sa croissance, les ressources humaines disposent de leur propre logiciel, My’RH, utilisé au quotidien par tous les collaborateurs du Groupe. « Cet outil permet par exemple de gérer ses temps ou de poser ses demandes de congés. Tout ceci permet aux managers de piloter l’activité de leur équipe et également à celle de la paie au sein de la DRH de réaliser les bulletins de paie sur cette base chaque mois  », explique Christèle, « il nous permet aussi de faire du reporting en lien avec le contrôle de gestion ».

La Direction des ressources humaines en étroite collaboration avec la Direction communication incarnent et supportent la démarche RSE engagée stratégiquement par le Groupe et contribuent à faire vivre sa marque employeur vouée au sens du bien commun et autour de valeurs fortes, aussi importantes pour fidéliser ses collaborateurs que pour aller chercher de nouveaux talents.

En résumé, la Direction des ressources humaines joue un rôle central dans les processus de décision et de transformation de l’entreprise dont elle entend porter et faire porter les valeurs. « On se définit à la fois comme business partner et gardien du temple », poursuit la responsable du recrutement et des mobilités, « en soutien des managers, de la direction et, en extrapolant, des clients puisque nous contribuons à la performance de l’entreprise en apportant des solutions aux demandes qui nous parviennent tout en veillant au respect de certaines règles ».

La règle et le droit sont du domaine de compétence de la juriste Anaïs Guérin qui destine son expertise à la Direction juridique et protection des données. Son périmètre d’intervention est principalement ADNOV, mais le Secrétariat Général étant principalement destiné à mutualiser des compétences pour les mettre au service du Groupe, Anaïs peut également répondre aux demandes de différents services de l’ADSN. « Mon activité principale est la rédaction et la négociation des contrats avec les fournisseurs, les partenaires et pour les contrats clients », résume Anaïs. Résultat, le juridique a lui aussi pour satellites nombre d’acteurs du Groupe. « Les achats, en amont d’un projet, pour des modèles de contrat, avec les opérationnels qui ont des besoins à encadrer, la Direction des risques ou l’équipe des DPO », énumère Anaïs.

La coopération est naturellement étroite avec l’équipe DPO de la protection des données qui appartient à la même direction et mobilise 3 personnes, tout comme le juridique. « Nous veillons sur l’ensemble du Groupe au respect de la réglementation », explique Anaïs, « de même concernant les projets qui se lancent, notamment pour sélectionner les fournisseurs et s’assurer de la conformité et du niveau de sécurité exigé ». Négocier avec les fournisseurs pour obtenir les meilleures conditions occupe une partie du temps d’Anaïs, en lien avec le service achats, « c’est une manière de rendre le meilleur service au notaire en lui proposant le plus juste prix ».

La com’ mutualise

L’exigence de transversalité et de mutualisation des services et des compétences irrigue toute l’action du Secrétariat général. En matière de communication, elle est par définition totale. Elle part de l’interne en étant le lien utile à la circulation de l’information au sein du Groupe jusqu’aux clients. Dans la Direction communication qui compte aujourd’hui 11 collaborateurs, « certaines personnes sont allouées à l’ADSN, d’autres à ADNOV et d’autres encore aux collaborateurs du Groupe mais chacun sait ce qu’il se passe chez les autres pour préserver la cohérence des messages diffusés et que ces derniers fassent échos aux destinataires », explique Emilie Fourdraine, responsable du studio graphique intégré. Il est essentiel d’asseoir le territoire de l’ADSN distinctement de celui d’ADNOV et également de celui du Groupe car leurs missions, les besoins des cibles sont bien différents et la communication joue en ce sens un rôle stratégique.

Émilie Fourdraine met ses compétences au service de la transversalité des identités visuelles. Elle retranscrit en « images » les actions des plans de communication élaborés stratégiquement par les chargés de communication suivant les besoins au sein du Groupe mais aussi ceux de l’ADSN et d’ADNOV. Le studio, qui occupe 3 personnes, est sollicité pour tous types de travaux ou de créations où prônent le combo textes et visuels et « en tant que gardien du temple met son expertise au service du respect des chartes graphiques sur tout type de supports print ou web. Le périmètre vous l’aurez compris est très large mais ce qui en fait toute sa richesse et son intérêt au quotidien » explique Emilie.

Cette transversalité transpire par tous les pores des Services généraux, ceux-là sans lesquels rien ne serait possible. Ces 7 collaborateurs opèrent à l’ombre de l’ombre pour « garantir la sécurité des collaborateurs au sein de tous les bâtiments », explique Christèle. Leur action assure au quotidien la qualité de vie des collaborateurs dans leur espace de travail. « Recharger la machine à café, veiller à ce que tout se passe bien à l’accueil, entretenir les locaux, le jardin, préparer le bureau des nouveaux collaborateurs, gérer le courrier, les badges… Tout cela, c’est eux », détaille Christèle. Multicasquettes, les Services généraux ne gèrent pas seulement l’entretien général, ils ont porté l’évolution du Groupe, contribuant à faire sortir de terre les nouveaux bâtiments de Venelles et dans les temps malgrè la longue période de pandémie. C’est largement grâce à eux « qu’il fait bon vivre au Groupe ADSN », pour reprendre une expression partagée par tous.